Wenn Unternehmen mit ihren Mitarbeiter im social Web aktiv werden wollen, brauchen sie eine Richtschnur, damit auf MySpace & Co nichts schief geht.

Was wird geregelt

• Die Guidelines schreiben z.B. vor, was die Angestellten beim Kommunizieren im Web beachten müssen, sobald es um den Arbeitgeber oder ihre Arbeit im jeweiligen Unternehmen geht. Insbesondere bei Veröffentlichungen von Zahlen, Strategien oder Kundeninformationen.

• Zu den Vorschriften zählt beispielsweise, dass Mitarbeiter immer klar und deutlich formulieren müssen, dass sie ihre eigene Meinung und nicht die des Unternehmens kundtun.

Warum

Um sich auf den Plattformen zu etablieren und dabei auf eine Vermischung  privater und geschäftlicher Inhalten zu achten.

1. Zum Schutz der Reputation eines Unternehmens.

2. Zum Schutz der Mitarbeiter selbst.

• Sie erhalten Sicherheit darüber, was sie über das Unternehmen sagen können und was nicht. Auch ist einigen Mitgliedenr in Social Networks nicht immer bewusst, dass sie sich mit Fotos und Mitteilungen im Profil auch selbst schaden können, da sie auch von anderen gesehen werden. Auch die „verrutschten“ von z.B. einer Firmenweihnachtsfeier mit angetrunken Kollegen.

Wie

• Richtlinien sollten individuell auf die Unternehmen zugeschnitten sein.

• Dabei ist auch auf die Formulierung dieser Regeln zu achten.

• Sie sollten nicht zu verbotslastig klingen.

• Große Firmen ergänzen ihre Kommunikationsrichtlinien auch in Zusammenarbeit mit ihren Mitarbeitern. SAP beispielsweise konnte so auch die Ideen und Erfahrung der bereits aktiven Mitarbeiter einbeziehen und gleichzeitig die Akzeptanz der Mitarbeiter stärken.

• Professionelle Hilfe bieten einzelne Agenturen.

Gemeinsame mögliche Inhalte von Social Media Guidelines, die individuell geregelt werden:

1. Social Media Definition & Zweck der Nutzung


2. Allgemeine Tipps zum Umgang, wie = Mehrwert bieten, Transparenz, respektvollen Ton anderen Nutzern gegenüber einhalten und keinen Streit anfangen.

Auszug aus einem Beispiel SAP:

• Identify yourself
• Be Honest
• Be Respectful
• Separate Opinions from Facts – and make sure your audience can see the difference.
• Add Value
• Be Engaged and Be Informed
• Aim for Quality, not Quantity
• Don’t Pick Fights

3. Bestehende Kommunikations- und Verhaltensrichtlinien der Fima aufs Internet erweitern. Bei Veröffentlichungen jeder Art.

4. Offiziellen Statements des Unternehmens nur in der Kommunikationsabteilung beibehalten.
Z.B. keine Kommunikation mit Finanzanalysten und Medien veröffentlichen.

5. Mitarbeiteraufklärung über die Verantwortung ihrer Meinungsäußerungen.
Mitarbeiter müssen immer klar und deutlich formulieren, dass sie ihre eigenen Meinung und nicht die des Unternehmens kundtun.

7. Geheimhaltungsverpflichtungen deutlich machen. Beachtung von Urheberrechten.
Kein Ausplaudern von Firmengeheimnissen.

8. Feedback & Fehler-Umgang erklären.

9. Einen Ansprechpartner im Unternehmen für Social Media benennen.

10. Konsequenzen für die Firma & den Autor bei Verstoß gegen diese Richtlinien erklären.